Unul dintre documentele importante ale gestiunii este bonul de predare, transfer, restituire. Iata cele mai importante lucruri pe care trebuie sa le stii legat de acest document si modul in care sunt implementate aceste aspecte in programul de gestiune in cloud de la Smart Bill.
1. Bonul de predare, transfer, restituire :
· se utilizeaza pentru: produse finite, materiale refolosibile, semifabricate, materiale nefolosite
· serveste ca:
a) document justificativ pentru încarcare/descarcare în/din gestiune;
b) document justificativ de înregistrare în contabilitate.
2. În situatia în care se foloseste ca bon de predare la magazie a produselor finite, materialelor refolosibile, semifabricatelor, materialelor nefolosite se întocmeste pe masura predarii acestora la magazie, de catre sectie, atelier etc.
3. În cazul utilizarii ca bon de transfer între doua gestiuni aflate în incinta entitii, bonul de predare, transfer, restituire se întocmeste pe masura ce se efectueaz transferul. Transferul se efectueaza numai între gestiuni din incinta aceleiasi entitati.
Atentie !
· În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmeste Aviz de însotire a marfii.
Chiar daca nu cunosteai acest aspect procedural, la utilizarea optiunii de transfer intre gestiuni dispersate territorial, in Smart Bill esti avertizat cu privire la aceste lucruri.
De asemenea, in Smart Bill bonul de transfer se utilizeaza doar pentru transferuri intre gestiuni de tip cantitativ valorice. Cand se folosesc locatii diferite sau cand in transfer intra cel putin o gestiune de tip global valorica nu se mai intocmeste bon de transfer, ci se face transfer pe baza de Aviz cu NIR.
Motivul este unul simplu dar mai putin evident : necesitatea pentru doua tipuri de preturi pentru evaluarea stocului.
De exemplu: se transfera materii prime dintr-o gestiune global-valorica la cost de 50 lei/buc catre o gestiune de tip magazin in care bunurile sunt evaluate la pretul cu amanuntul de 85 lei/buc.
Asadar, solutia propusa de aplicatie pentru a inregistra corect iesirea la 50 lei si intrarea la 85 lei, este de genera automat un Aviz din gestiunea din care se trimit bunurile si un NIR in gestiunea in care se primesc bunurile. Si ca sa pastreze toate informatiile legate si simplu de inteles se genereaza si un Proces verbal de transfer care cuprinde toate informatiile.
Totul este simplu, documentat si justificat de necesitati economice.
În cazul utilizarii ca bon de restituire, se întocmeste pe masura restituirii la magazie a valorilor materiale.
Chiar daca efectuezi un transfer intre doua gestiuni situate la aceeasi locatie, Smart Bill dispune de optiunea de a intocmi aviz si NIR chiar si acest caz, ceea ce ofera flexibilitate in operare.
4. Fiind document justificativ, potrivit prevederilor O 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, trebuie sa contina urmatoarele elemente obligatorii :
· denumirea documentului;
· denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmește documentul;
· numărul documentului și data întocmirii acestuia;
· menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul); — conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
· datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz;
· numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare.
Iata un exemplu din Smart Bill:
In Smart Bill alocarea seriilor pentru bonuri se pote face chiar la operarea primului bon, nefiind necesara accesarea anterioara a unei alte ferestre in care sa fie efectuata definirea lor.
5.Reflectarea in rapoartele gestiunii si in contabilitate
Operarea bonurilor de transfer se poate verifica in fisa de magazie: in gestiunea predatoare va aparea ca iesire si in gestiunea primitoare ca si intrare.
In contabilitate bonul de transfer genereaza doar note contabile intre analiticele conturilor de stocuri, deschise pe locatie.
Asa cum ne-am obisnuit, cu Smart Bill, orice document o data introdus se poate modifica, anula sau sterge, in cel mai simplu mod, asa cum se poate observa mai jos.
